Từ Giấy đến Pixel: Tối đa hóa Năng suất với Nhật ký Kỹ thuật số

Các nhà sản xuất trong ngành khoa học đời sống không ngừng tìm cách hợp lý hóa hoạt động, nâng cao năng suất và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quy định. Sổ nhật ký trên giấy truyền thống đã trở thành tiêu chuẩn của ngành để ghi lại dữ liệu quy trình quan trọng. Tuy nhiên, nhật ký kỹ thuật số đã nổi lên như một công cụ mạnh mẽ để các nhà sản xuất tối ưu hóa hoạt động của họ và nắm bắt quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Sau đây, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của nhật ký kỹ thuật số và lý do tại sao chúng lại quan trọng đối với các nhà sản xuất trong ngành khoa học đời sống.

Nhật ký kỹ thuật số cung cấp một kho lưu trữ tập trung cho tất cả dữ liệu liên quan đến thiết bị, cho phép truy cập hợp lý vào thông tin quan trọng và loại bỏ nhu cầu về nhiều hồ sơ trên giấy và các hệ thống khác nhau.

Với cách tiếp cận của Tulip, bạn có thể cải thiện khả năng hiển thị và nâng cao khả năng ra quyết định bằng cách giám sát thiết bị và hợp nhất dữ liệu trên nhiều hệ thống thông tin với các tích hợp liền mạch. Chuyển sang kỹ thuật số sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khỏi việc tranh giành thông tin giữa các địa điểm và phòng ban khác nhau.

Nhật ký kỹ thuật số cũng cung cấp các cơ chế mạnh mẽ để thu thập và xác thực dữ liệu trong thời gian thực, đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin được ghi lại. Mỗi ứng dụng Tulip có thể được định cấu hình để trình bày các quy trình công việc được xác định trước nhằm hướng dẫn người vận hành thông qua các SOP, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các giao thức đã thiết lập. Bằng cách thực thi chất lượng theo thiết kế trong ứng dụng nhật ký kỹ thuật số của bạn, các nhà sản xuất có thể triển khai các quy trình chuẩn hóa, xác thực danh sách kiểm tra và kiểm tra lỗi tự động để giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi do con người và sự không nhất quán của dữ liệu.

Rất nhiều thời gian bị lãng phí khi chờ đợi giấy tờ đến hoặc các tệp được chia sẻ. Bằng cách số hóa các quy trình nhật ký, các nhà sản xuất có thể tự động hóa việc thu thập dữ liệu, xác thực dữ liệu, phân tích và báo cáo để hợp lý hóa quy trình công việc và loại bỏ các tác vụ thủ công tốn thời gian. Quá trình tự động hóa này thúc đẩy sự cộng tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm và các phòng ban, cho phép nhân viên được ủy quyền truy cập và chia sẻ thông tin theo thời gian thực. Kết quả là cải thiện giao tiếp, tăng tốc giải quyết vấn đề và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định là điều tối quan trọng trong ngành dược phẩm và thiết bị y tế và chẩn đoán được quản lý chặt chẽ. Nhật ký kỹ thuật số của Tulip cung cấp các tính năng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ, bao gồm tài liệu tự động, kiểm soát phiên bản và theo dõi kiểm toán. Bạn có thể yêu cầu nhiều chữ ký điện tử tuân thủ FDA 21 CFR Phần 11 và Phụ lục 11 của EU ở bất kỳ bước nào trong quy trình làm việc của mình để thực hiện “kiểm tra bốn mắt” trước khi hoàn thiện bất kỳ dữ liệu nào. Bước xác minh dữ liệu này không chỉ hợp lý hóa các hoạt động tuân thủ mà còn giảm thiểu nguy cơ xảy ra những lỗi nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và sự an toàn của bệnh nhân.

Bằng cách thu thập và lưu trữ an toàn dữ liệu liên quan đến tuân thủ, nhật ký kỹ thuật số cũng đơn giản hóa việc truy xuất hồ sơ lịch sử trong quá trình kiểm tra hoặc thanh tra. Điều này đảm bảo các tổ chức có thể dễ dàng chứng minh việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định, giảm gánh nặng hành chính và cải thiện mức độ sẵn sàng tuân thủ.

Nhật ký kỹ thuật số cung cấp lợi thế của việc truy xuất nguồn gốc với dấu vết kỹ thuật số đáng tin cậy. Mọi hành động, sửa đổi và sự kiện đều được ghi lại trong nhật ký kỹ thuật số với dấu thời gian và thông tin người dùng, tạo ra một bản kiểm tra toàn diện và đáng tin cậy. Khả năng truy xuất nguồn gốc này đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và tính toàn vẹn của dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động của bạn. Các nhà sản xuất có thể theo dõi và xem xét tất cả các thay đổi được thực hiện đối với hồ sơ thiết bị, hoạt động bảo trì hoặc lịch trình hiệu chuẩn, nâng cao và tăng độ chính xác của báo cáo.

Đẩy nhanh quy trình xem xét là một lợi ích khác của nhật ký kỹ thuật số và có thể có tác động đáng kể đến việc phát hành sản phẩm một cách nhanh chóng, giúp tăng lợi nhuận của bạn. Với cách tiếp cận xem xét theo ngoại lệ, nhân viên được ủy quyền có thể tập trung vào việc xem xét và giải quyết các mục được gắn cờ vượt quá giới hạn kiểm soát, thay vì xem xét từng mục nhập dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng lên lịch thông báo và cảnh báo cho các sai lệch, bất thường hoặc sự kiện quan trọng đã được báo cáo thủ công hoặc được phát hiện tự động, hợp lý hóa quy trình xem xét và giảm thời gian cũng như công sức cần thiết cho các mục nhập thông thường.

Cuối cùng, với Tulip, bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào, cho dù đó là màn hình máy tính để bàn, máy tính bảng, thiết bị di động hay tai nghe rảnh tay. Nhân viên được phê duyệt có thể truy cập và cập nhật thông tin nhật ký khi đang di chuyển, chụp ảnh để làm tài liệu hoặc quét mã QR để xem lại lịch sử hiệu chuẩn, từ bất kỳ vị trí nào, sử dụng thiết bị ưa thích của họ. Tính linh hoạt này cải thiện sự thuận tiện, hiệu quả và thu thập dữ liệu theo thời gian thực, cho phép đưa ra quyết định nhanh hơn và nâng cao năng suất tổng thể.

Để chạy ứng dụng nhật ký của mình, bạn có thể tải xuống Trình phát Tulip trên mọi thiết bị sử dụng Windows, Mac, Android hoặc iOS. Bạn có thể đảm bảo tính bảo mật và truy xuất nguồn gốc bằng cách yêu cầu xác thực người dùng và cung cấp quyền truy cập ứng dụng dựa trên người dùng và trạm.

Đọc thêm về Top 10 Công ty Dược phẩm gặp khó khăn với sổ nhật ký trên giấy. Sau khi chọn Tulip, họ đã tăng năng suất, ngăn ngừa lỗi và giảm gánh nặng tuân thủ.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách Tulip thực hiện nhật ký kỹ thuật số, hãy khám phá Bộ ứng dụng Nhật ký Thiết bị trong Thư viện của chúng tôi, đây là mẫu giúp các nhà sản xuất bắt đầu xây dựng ứng dụng nhật ký tùy chỉnh đầu tiên của họ.