Sự khác biệt giữa Hướng dẫn công việc, Quy trình và Thủ tục
Thuật ngữ của ngành có rất nhiều khái niệm và khái niệm bằng văn bản đến mức cần phải biết để thiết lập và đảm bảo một tổ chức hiệu quả. Việc xác định chúng một cách chính xác giúp thiết lập và duy trì tài liệu công nghiệp có thể được điều chỉnh liền mạch theo nhu cầu và mục tiêu của công ty.
Các hướng dẫn công việc, quy trình và bộ thủ tục đôi khi có thể bị nhầm lẫn với nhau do sử dụng sai ngôn ngữ hoặc thiếu hiểu biết. Tất nhiên, đây là ba khái niệm khá khác biệt và khác biệt và bạn phải hiểu đặc điểm kỹ thuật của chúng cũng như sự khác biệt giữa chúng. Vì vậy, làm thế nào để tạo hướng dẫn công việc?
Hướng dẫn công việc: “cách thức” của một thủ tục
Các hướng dẫn công việc trả lời cho câu hỏi “Làm sao?” trong thủ tụcsẽ được thảo luận sau trong bài viết này.
Trên thực tế, hướng dẫn công việc chỉ định các hành động cần thực hiện để thực hiện một nhiệm vụ nhất định tại một vị trí nhất định và mô tả các hành động này theo các bước đơn giản. Chúng phải được thực hiện một cách sắc bén rất chi tiết, cũng có thể liên quan đến quy trình làm việc của các chuỗi thao tác từ bài đăng này sang bài đăng khác.
Khi nói đến tài liệu công nghiệp, hướng dẫn công việc được mô tả thông qua nội dung văn bản, nhưng không có gì ngăn cản bạn làm phong phú sổ ghi chép của mình bằng cách định dạng trực quan (hình ảnh, video..). Ngày nay, nhờ các phương tiện kỹ thuật số cập nhật, các yếu tố hình ảnh không chỉ được tích hợp dễ dàng hơn mà còn được khuyên dùng vì chúng tạo ra sự hiểu biết về hướng dẫn dễ dàng hơn cho các nhà khai thác chịu trách nhiệm thực hiện của họ.
Quá trình hoặc chuỗi các hoạt động tạo nên chuỗi giá trị
Theo định nghĩa của Tổ chức Quản lý Chất lượng Châu Âu (EFMQ), quy trình là “phương tiện mà tổ chức thực hiện và triển khai các kỹ năng của nhân viên để tạo ra kết quả”.
Nhưng tổng quát hơn, quy trình đề cập đến cả chuỗi hoạt động và quy trình từng bước trong chuỗi giá trị của công ty và các nguồn lực được triển khai để đạt được chúng. Tất nhiên, theo tài nguyên, ý chúng tôi là con người và phương tiện vật chất. Tóm lại, nó bao gồm tất cả các giai đoạn chuyển đổi dữ liệu đầu vào (nguyên liệu thô) thành dữ liệu đầu ra (thành phẩm) hay còn gọi là vòng đời của sản phẩm. Điểm cao nhất của một quá trình có thể là việc giao hàng cho khách hàng hoặc việc tiêu thụ nó, trong nội bộ, bởi một quá trình khác.
Việc đánh giá hiệu suất của nó sẽ dựa trên khả năng của nó để cung cấp sự hài lòng của khách hàng hoặc đảm bảo chất lượng của kết quả trước khi chuyển sang quy trình tiếp theo. Do đó, việc cải thiện và sửa đổi liên tục, thông qua cách tiếp cận theo quy trình, của các dòng tạo nên nó là một vấn đề về vốn.
Thủ tục: ai làm gì?
Về phần mình, thủ tục mô tả tổ chức. Cụ thể hơn, nó là tập hợp các quy tắc cho một hoạt động. Nó mô tả phương pháp làm việc và quy trình vận hành, cũng như các tác nhân khác nhau (người vận hành và dịch vụ) sẽ thực hiện các nhiệm vụ.
Để đẩy xa hơn một chút, một thủ tục được thực hiện để trả lời câu hỏi “ai làm gì? Không đi sâu vào chi tiết như “làm thế nào?” câu hỏi. Nó cũng đề cập đến các công cụ được sử dụng để áp dụng phương pháp làm việc. Ở đây, chúng tôi nói về “phương pháp điều trị” để chỉ định chúng.
Các thủ tục này phải được cụ thể hóa và tổng hợp thành văn bản và phải được bao gồm trong tài liệu công nghiệp của công ty.
