Số hóa các hướng dẫn công việc: Nó có nghĩa là chi phí hay lợi nhuận?

Trong một môi trường công nghiệp đang trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, việc số hóa các hướng dẫn công việc là điều cần thiết để cho phép các công ty thúc đẩy đội ngũ của họ, cải thiện sự an toàn tại nơi làm việc và đặc biệt là thúc đẩy hoạt động xuất sắc.

Tuy nhiên, việc số hóa các hướng dẫn công việc nên được coi là một khoản đầu tư cần thiết có lợi cho công ty.

Cần lưu ý rằng việc số hóa không có nghĩa là chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu PDF. Nó đúng hơn là việc tạo ra các hướng dẫn kỹ thuật số động. Hãy cùng tìm hiểu!

Ý nghĩa của việc số hóa hướng dẫn công việc là gì?

Để bắt đầu, việc số hóa các hướng dẫn công việc liên quan đến việc viết, lưu trữ, phân phối và cập nhật chúng ở định dạng kỹ thuật số thay vì trên giấy.

Trong các nhà máy truyền thống, người ta thường giữ các hướng dẫn công việc trong các tập hồ sơ trong văn phòng của giám đốc sản xuất. Bất cứ khi nào người vận hành hoặc kỹ thuật viên cần tham khảo ý kiến ​​của họ, họ phải rời trạm của mình và đến văn phòng của người quản lý sản xuất hoặc bảo trì, lục tung tài liệu và tìm thứ họ cần. Theo cách này, thời gian ngừng sản xuất tăng lên gấp bội gây thiệt hại lớn cho các công ty.

Công nghiệp 4.0 là một nhà máy được kết nối nơi tất cả các bên liên quan được kết nối với nhau và với máy chủ nội bộ chứa tất cả các tài liệu công nghiệp mà họ sẽ cần.

Việc số hóa các hướng dẫn công việc giúp tạo thuận lợi cho công việc của người vận hành, cấp cho họ quyền truy cập ngay vào tất cả các tài liệu họ cần để thực hiện đúng nhiệm vụ của mình. Vì vậy, chúng tôi loại bỏ các rủi ro liên quan đến tổn thất sản xuất và không tuân thủ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo người vận hành và làm cho việc chuyển giao kiến ​​thức trở nên tương tác hơn.

Chuyển chúng thành PDF là chưa đủ mà phải sử dụng phương tiện động. Nó không chỉ là quét các tài liệu giấy và chuyển đổi chúng thành PDF. Việc chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số cho phép linh hoạt hơn trong việc tạo và quản lý tài liệu công nghiệp. Vì vậy, tại sao giải quyết cho một định dạng thô sơ?

Việc tạo ra một định dạng động giúp tích hợp người vận hành trong quá trình cải tiến liên tục các hướng dẫn công việc. Anh ấy sẽ cảm thấy được tham gia nhiều hơn và có thể giúp công ty đạt được hoạt động xuất sắc. Trên thực tế, việc tạo và lưu trữ các hướng dẫn công việc ở định dạng động sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật chúng, giúp tránh việc áp dụng các chỉ thị cũ có thể gây ra thời gian ngừng sản xuất và không tuân thủ.

Chi phí số hóa là gì?

Chi phí tài chính

Tất nhiên, việc số hóa các hướng dẫn công việc đi kèm với một chi phí. Trên thực tế, nó nên được coi là một khoản đầu tư, có tính đến lợi nhuận thu được từ nó. Trước hết, bạn nên đầu tư vào phần mềm hướng dẫn công việc kỹ thuật số. Nó giúp tạo ra các hướng dẫn công việc năng động, dễ hiểu và dễ áp ​​dụng. Nó cũng cho phép lưu trữ chúng cho bất kỳ bản cập nhật cuối cùng nào và cuối cùng chia sẻ chúng với tất cả các nhà khai thác hoặc kỹ thuật viên, những người sẽ cần đến chúng. Bằng cách này, những người nắm giữ các vị trí ra quyết định và tổ chức sẽ có tầm nhìn toàn cầu và thời gian thực hơn về việc tham khảo các hướng dẫn công việc.

Để cho phép người vận hành và kỹ thuật viên tham khảo các hướng dẫn công việc kỹ thuật số, cần trang bị cho họ các đồ vật được kết nối như máy tính bảng, PC, kính thông minh…

Việc đầu tư các thiết bị này giúp người vận hành tự chủ trong thực hiện nhiệm vụ.

chi phí con người

Ngoài việc tạo và cập nhật các hướng dẫn công việc kỹ thuật số, nên dành thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng chúng. Điều này là do các bên liên quan khác nhau về trình độ học vấn hoặc thậm chí là trí tuệ. Bạn nên cân nhắc điều này và cố gắng tạo các hướng dẫn công việc kỹ thuật số mà mọi người có thể đồng hóa. Sau đó, nên dành thời gian để đào tạo các bên liên quan khác nhau cho đến khi họ trở nên hoàn toàn tự chủ.

lợi nhuận của việc này là gì?

Lợi nhuận về chất lượng và năng suất

Việc số hóa các hướng dẫn công việc có nghĩa là tạo ra các hướng dẫn rõ ràng hơn và hiệu quả hơn. Trên thực tế, định dạng giấy có một số nhược điểm. Một trong số đó là giấy có thể dễ dàng bị thay đổi, đặc biệt là trong môi trường công nghiệp. Hơn nữa, khi nghĩ về định dạng giấy, chúng ta chỉ có thể tưởng tượng ra các hướng dẫn bằng văn bản với một vài sơ đồ giải thích có thể làm phức tạp thêm sự hiểu biết.

Do đó, việc chuyển sang định dạng kỹ thuật số có nghĩa là các hướng dẫn công việc sẽ chuyển sang một định dạng năng động và trực quan hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiểu và áp dụng các hướng dẫn đó.

Bằng cách này, nhà điều hành trở nên tự chủ hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Điều này làm giảm thời gian chết, chuyển vị và lỗi cài đặt của máy. Cuối cùng, có một sự cải thiện rõ ràng về chất lượng và năng suất.

lợi nhuận tài chính

Cải thiện chất lượng và năng suất là một dấu hiệu chắc chắn của lợi nhuận được cải thiện. Trên thực tế, với các hướng dẫn công việc kỹ thuật số và năng động, nguy cơ xảy ra lỗi và không tuân thủ sẽ giảm đi. Do đó, với lợi nhuận ít hơn, công ty có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và kiếm được nhiều tiền hơn.

Lợi ích con người

Chuyển sang kỹ thuật số là khẩu hiệu của thế kỷ này. Nếu công ty sẵn sàng thu hút những tài năng trẻ, đây là cách để làm điều đó. Các kỹ thuật viên và kỹ sư trẻ sẽ không bị mê hoặc bởi một công ty có cách quản lý thô sơ. Sự ra đời của các công nghệ mới, thực tế ảo và thực tế tăng cường thu hút những tài năng trẻ cảm thấy thoải mái hơn với những công cụ làm việc này.

Đầu tư vào phần mềm hướng dẫn công việc kỹ thuật số

Picomto là phần mềm hướng dẫn công việc kỹ thuật số. Đó là sự đầu tư về tài chính cũng như nhân lực và thời gian. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng khi chuyển sang hướng dẫn công việc năng động và kỹ thuật số, công ty sẽ đầu tư sinh lời nhờ đạt được chất lượng, năng suất cũng như tiết kiệm thời gian và nguồn lực.