Làm thế nào để viết một danh sách kiểm tra Gemba Walk tốt hơn

Để hỗ trợ các sáng kiến ​​cải tiến liên tục, các nhà lãnh đạo sản xuất cần rời khỏi chỗ ngồi của họ mỗi ngày và dành thời gian cho nhóm của họ tại xưởng sản xuất. Điều này mang đến cho người giám sát cơ hội để xác định bất kỳ vấn đề hoặc sự thiếu hiệu quả nào và thực hiện các bước để khắc phục chúng. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là đi bộ Gemba.

Ban đầu được phát triển bởi Taiichi Ohno, kỹ sư người Nhật và cựu giám đốc điều hành của Toyota, người đã giúp thành lập Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), Gemba Walk là phương pháp sản xuất tinh gọn đi đến nơi công việc đang được thực hiện để xem quá trình sản xuất, đặt câu hỏi, hiểu các quy trình và các nhóm hỗ trợ. Trên thực tế, “gemba” (từ tiếng Nhật “genba”) có nghĩa là “địa điểm thực tế” nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tương tác trực tiếp giữa quản lý và sản xuất.

Đi bộ Gemba giúp các nhà lãnh đạo tìm hiểu những gì đang xảy ra trong nhà máy (hoặc Gemba, trong ngữ cảnh này), hiểu rõ hơn và kết nối với các nhóm của họ. Tạo danh sách kiểm tra Gemba Walk trước cấu trúc hoạt động, đồng thời đảm bảo không bỏ qua những gì cần được đề cập.

Danh sách kiểm tra đi bộ đá quý là danh sách các mục bạn muốn kiểm tra trong quá trình đi bộ đá quý.

Danh sách kiểm tra này được thiết kế để hướng dẫn người quan sát trong quá trình đi dạo của họ, đảm bảo họ tập trung vào các yếu tố quan trọng như vấn đề an toàn, hiệu quả quy trình làm việc, xác định chất thải và tiêu chuẩn hóa quy trình.

Nó thường bao gồm các hạng mục cụ thể cần kiểm tra, các câu hỏi cần đặt ra và các quan sát cần thực hiện, cho phép đánh giá toàn diện và có cấu trúc về nơi làm việc. Danh sách kiểm tra Đi bộ Gemba thúc đẩy tính nhất quán trong nhiều lần đi bộ và cung cấp cơ sở cho những hiểu biết sâu sắc dựa trên dữ liệu và cải tiến liên tục.

Đây là cách một danh sách kiểm tra đi bộ gemba chu đáo có thể cải thiện hiệu quả và giảm lãng phí trong hoạt động của bạn.

Tải xuống Hướng dẫn Cơ bản về Sản xuất Tinh gọn của chúng tôi →

Hãy nghĩ về danh sách kiểm tra đi bộ Gemba như một danh sách tạp hóa. Bạn có thể làm mà không cần danh sách, nhưng tỷ lệ quên một thành phần (hoặc bước quan trọng) sẽ cao hơn nếu không có danh sách hướng dẫn. Có một Danh sách kiểm tra Gemba Walk có cấu trúc tốt là điều cần thiết vì một số lý do:

• Tính nhất quán và tiêu chuẩn hóa: Với một danh sách kiểm tra, mọi Gemba Walk đều có thể tuân theo cùng một cấu trúc và quy trình, đảm bảo rằng các điểm chính không bị bỏ sót, bất kể ai là người hướng dẫn cuộc đi bộ. Điều này thúc đẩy tiêu chuẩn hóa và cho phép so sánh tốt hơn theo thời gian.
• Tập trung và hiệu quả: Một danh sách kiểm tra giúp duy trì sự tập trung vào các mục tiêu của cuộc đi bộ, ngăn chặn sự phân tâm và tăng hiệu quả. Nó hoạt động như một lộ trình, hướng dẫn người quan sát đi bộ và đảm bảo rằng các yếu tố quan trọng được quan tâm đúng mức.
• Giao tiếp hiệu quả: Một danh sách kiểm tra phục vụ như một công cụ giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan khác nhau. Nó giúp mọi người hiểu những gì đang được đánh giá và dựa trên những tiêu chí nào, thúc đẩy sự minh bạch và hiểu biết.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Danh sách kiểm tra cho phép thu thập dữ liệu khách quan và chính xác hơn, giúp tránh các quan sát sai lệch hoặc sai sót của con người. Dữ liệu đáng tin cậy này sau đó đóng vai trò là cơ sở cho các quyết định và hành động dựa trên dữ liệu được thông báo.
• Cải tiến liên tục: Một danh sách kiểm tra là một công cụ phát triển. Khi các thay đổi được thực hiện để đáp ứng với các bước đi trước đó, danh sách kiểm tra có thể được cập nhật để phản ánh các lĩnh vực hoặc mục tiêu trọng tâm mới, cho phép cải tiến và phát triển liên tục.

Một danh sách kiểm tra đi bộ Gemba hiệu quả nên được điều chỉnh theo chủ đề bạn chọn cho chuyến đi bộ đó, nhưng có một số điểm chung mà bạn phải luôn ghi nhớ:

Xem xét toàn bộ quá trình: Một nhóm cần có khả năng dựa vào mọi bộ phận của quá trình sản xuất và bất kỳ thay đổi hoặc thách thức nào tác động đến một yếu tố của quá trình sản xuất sẽ có khả năng ảnh hưởng đến hạ nguồn.

Xem xét liệu quy trình hiện tại có phải là cách duy nhất để thực hiện loại công việc này hay không: Có định dạng, bố cục, phương pháp hoặc phương thức sản xuất nào khác có thể phục vụ tốt hơn định dạng bạn đang sử dụng không?

Tập trung vào việc xác định gốc rễ của vấn đề thay vì triệu chứng: Nhảy vào để khắc phục một khu vực gặp khó khăn có thể rất hấp dẫn, nhưng điều quan trọng là phải nhìn vào bức tranh toàn cảnh.

Theo dõi xem nên nói chuyện với ai để giải quyết từng loại vấn đề (và ai chịu trách nhiệm về các lĩnh vực chức năng): Khi các vấn đề được xác định và các giải pháp được vạch ra, việc biết ai sẽ thực thi những thay đổi đó là điều bắt buộc.

Luôn tập trung vào việc khắc phục các vấn đề hiện tại: Các cuộc đi bộ Gemba hiệu quả luôn tập trung vào việc khắc phục sự cố theo từng chủ đề. Bằng cách tập trung vào các điểm trong danh sách kiểm tra của bạn, sẽ không có sự phân tâm nào có thể khiến các chi tiết bị bỏ sót.

Đặt câu hỏi đúng: Các câu hỏi trong danh sách kiểm tra của bạn không cần phải phức tạp và khó hiểu. Một số câu hỏi cần xem xét khi đi bộ gemba của bạn bao gồm:

• Bạn có quan sát thấy bất kỳ vấn đề nào với quy trình đã thiết lập không?
• Có một quy trình được thiết lập cho loại công việc này?
• Bạn làm gì để nhận ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề?
• Bạn sẽ nói chuyện với ai nếu có một vấn đề nào đó?
• Làm thế nào bạn có thể khắc phục vấn đề?

Kế hoạch bảy bước này là một kế hoạch chi tiết với các trạm kiểm soát ở mỗi bước của Gemba Walk. Hãy nhảy vào.

Bước 1: Tạo chủ đề

Trước khi cuộc dạo chơi bắt đầu, người quản lý nên chọn một chủ đề để hướng dẫn toàn bộ cuộc dạo chơi Gemba. Điều này thu hẹp trọng tâm của cuộc đi bộ Gemba và mang lại kết quả tốt hơn, vì sự chú ý không bị phân tán giữa các chủ đề và mục tiêu khác nhau. Khi một chủ đề đã được chọn (ví dụ: hiệu quả chi phí hoặc sự tham gia của nhà điều hành), việc điều chỉnh các câu hỏi đi bộ Gemba của bạn cho phù hợp với chủ đề được đề cập và đặt câu hỏi chất lượng sẽ dễ dàng hơn.

Bước 2: Chuẩn bị đội ngũ

Thông báo cho nhóm bằng cách giải thích đi bộ Gemba là gì và những gì mong đợi từ một cuộc đi bộ Gemba thông thường. Cân nhắc chia sẻ danh sách kiểm tra của bạn. Điều này làm giảm sự lo lắng của nhóm vì Gemba sẽ không được coi là một cuộc đánh giá, mà là sự hợp tác giữa các bên liên quan. Việc mua trước từ nhóm cũng sẽ đặt ra những câu hỏi có thể đã bị bỏ qua.

Bước 3: Tập trung vào quy trình

Bám sát việc đánh giá quá trình và cách mọi thứ được thực hiện. Ở đây, một danh sách kiểm tra có thể giúp đỡ. Bằng cách viết những câu hỏi buộc bạn phải đánh giá quá trình chứ không phải con người, bạn có thể tránh được những sai lầm thường gặp nhất: đổ lỗi. Hãy nhớ rằng: Bạn ở đó để xác định các cơ hội cải tiến trong quy trình và các rào cản mang tính hệ thống trên khu vực sản xuất cản trở năng suất.

Bước 4: Giữ luồng giá trị ở phía trước và trung tâm

Đảm bảo rằng danh sách kiểm tra của bạn theo dõi toàn bộ luồng giá trị. Bằng cách phác thảo trước những câu hỏi này, bạn có thể đảm bảo rằng mình không bỏ lỡ bất kỳ trạm hoặc quy trình quan trọng nào. Tập trung phần lớn hoạt động Gemba của bạn vào chuỗi giá trị sẽ hiệu quả hơn trong việc xác định các nút thắt cổ chai và các túi lãng phí tiềm ẩn. Loại bỏ các nút thắt cổ chai như vậy sẽ cải thiện hiệu suất tổng thể trong chuỗi giá trị.

Bước 5: Ghi lại các quan sát của bạn

Ghi lại mọi thứ. Di chuyển mọi điểm dữ liệu bạn gặp phải khi đi bộ Gemba. Đừng đưa ra các giả định hoặc đề xuất trước khi ghi nhật ký mọi thứ bạn tìm thấy trên đường đi bộ Gemba. Ở đây, danh sách kiểm tra là hữu ích. Bạn có thể ghi lại những quan sát của mình dưới dạng câu trả lời cho những câu hỏi mà bạn biết là mình cần được trả lời. Bạn cũng có thể chỉ cần ghi chú hoặc ghi lại và ghi lại những phát hiện của mình qua video. Bất kể phương pháp nào: ghi, ghi, ghi!

Bước 6: Nhận điểm thuận lợi thứ hai

Sau khi cuộc đi bộ Gemba kết thúc và tất cả thông tin liên quan đã được ghi lại, hãy tìm ý kiến ​​thứ hai. Tốt hơn nữa, hãy nhờ một thành viên khác trong nhóm viết danh sách kiểm tra của riêng họ. Có một đôi mắt mới xem xét những phát hiện của bạn có thể mang lại những hiểu biết quan trọng. So sánh các danh sách kiểm tra có thể giúp bạn xác định bất kỳ lỗ hổng nào trong suy nghĩ của chính mình. Quan điểm thứ hai này có thể là một người nào đó ở xa các hoạt động hoặc một người điều hành có kinh nghiệm không tham gia vào cuộc đi bộ Gemba. Phản hồi tiết lộ thông tin bị bỏ qua.

Bước 7: Thu thập phản hồi

Trình bày những phát hiện của bạn cho nhóm bất kể kết quả ra sao. Cho dù những phát hiện của bạn là không đáng kể và không cần thực hiện thay đổi nào đối với các hoạt động hay ngược lại. Điều này mang lại sự hợp tác đầy đủ giữa các bên liên quan và loại bỏ mọi cảm giác bị nhóm theo dõi trong quá trình đi bộ Gemba. Nếu cần phải thay đổi, hãy đưa chúng vào bản trình bày của bạn gắn liền với những phát hiện của bạn. Điều này mang lại sự ủng hộ từ tất cả các bên liên quan và tăng khả năng thành công khi thay đổi hoạt động diễn ra.

Cuối cùng, Danh sách kiểm tra Đi bộ Gemba không chỉ đơn thuần là một công cụ để quan sát, mà còn là một
thành phần trong hành trình cải tiến liên tục của công ty.

Bằng cách xác định khuôn khổ cho Gemba Walk, nó đảm bảo một quy trình hợp lý,
giao tiếp hiệu quả, quyết định dựa trên dữ liệu và cuối cùng là nhiều hơn
nơi làm việc hiệu quả và năng suất.

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu cách Tulip có thể giúp hỗ trợ các sáng kiến ​​cải tiến liên tục của bạn, hãy liên hệ với một thành viên trong nhóm của chúng tôi ngay hôm nay!