Hướng dẫn công việc hiệu quả : 5 cách thực hành tốt để viết chúng
Bất kỳ tổ chức nào cũng dựa vào tài liệu hiệu quả và chất lượng để có thể làm việc, tiến lên phía trước và đạt được cải tiến liên tục. Trong ngành, các tài liệu thiết yếu được tạo thành từ nhiều bản chất khác nhau và trong số đó, tài liệu hướng dẫn công việc là kho lưu trữ thực sự cho tất cả các tác nhân của công ty: công nhân, nhân viên mớigiám sát, quản lý và những người ra quyết định.
Tuy nhiên, làm cách nào để đảm bảo rằng các hướng dẫn mà chúng tôi được yêu cầu tạo là hiệu quả và được sử dụng? Làm thế nào để viết chúng? Dưới đây là 5 cách thực hành tốt nhất để đạt được hướng dẫn công việc hiệu quả…
1. Giữ cho nó đơn giản!
Đơn giản và hiệu quả thường chạy cùng nhau trong thế giới công nghiệp. Tóm lại, nó ngụ ý loại bỏ bất kỳ thông tin thừa nào khỏi tài liệu, bất kỳ dữ liệu nào cản trở sự hỗ trợ. Nhưng cũng có rủi ro ngoài việc gây rắc rối cho người dùng bằng cách khiến anh ta nhầm lẫn hoặc mắc lỗi.
Nó cũng cần một tiêu chuẩn hóa cấu trúc tối giản trong quá trình tạo chỉ bao gồm các yếu tố của hướng dẫn công việc và hội nhập các tài liệu tham khảo cần thiết.
2. Viết tài liệu rõ ràng và chính xác
Rõ ràng và chính xác. Đây là hai từ bạn cần nhớ khi nói đến cải tiến và tối ưu hóa hiệu quả, thời gian và giảm khả năng sai sót. Bạn sẽ phải mô tả các hoạt động và quy trình làm việc điều đó sẽ thực hiện thông qua hình ảnh rõ ràng và chính xác để loại bỏ mọi diễn giải mà người đọc có thể có, người thực sự được hướng dẫn trong việc hoàn thành sứ mệnh của mình trong vị trí của mình.
Điều này cũng làm rõ thêm và đơn giản hóa các mối liên kết giữa công việc với công việc có thể ở tất cả các khía cạnh khác nhau của chúng: các vị trí liên quan, thời gian dự kiến của mỗi vị trí, thứ tự can thiệp cho từng vị trí, điều kiện liên kết, phương tiện chuyển từ trạm này sang trạm khác. Nói cách khác, sự rõ ràng và chính xác tạo điều kiện quy trình làm việc.
3. Đi không cần giấy tờ!
Dựa vào những hỗ trợ vừa đáng tin cậy, thực tế và dễ cập nhật quan trọng đối với các thành viên của công ty. Mục tiêu là giảm thiểu hoặc thậm chí loại bỏ lỗi, trục trặc và khiếm khuyết đặc biệt là vì các tài liệu còn lại trong các phiên bản cũ của họ mà không có ôn tập. Chúng ta cần phải rõ ràng về một điều. Không thể phủ nhận rằng các sử dụng định dạng giấy cổ điển không còn có thể đáp ứng loại yêu cầu này. Phương tiện kỹ thuật số hiện đã được ưa chuộng trong vài năm và điều này, vì một số lý do: tập trung hóa thông tin bao gồm khả năng truy cập dễ dàng hơn và đặc biệt là cho màn hình di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh…) và chủ yếu là vì vấn đề bảo mật.
thông qua cập nhật không cần giấy tờ / phi vật chất hóa để tạo ra các hướng dẫn công việc đáp ứng như nhau quy định yêu cầu và logic tương tự trong môi trường làm việc số hóa, đặc trưng cho công nghiệp 4.0.
4. Đưa hướng dẫn công việc trở thành một trong những trụ cột của hệ thống chất lượng công ty.
QMS (Hệ thống quản lý chất lượng) theo định nghĩa của tiêu chuẩn ISO 9001 tập trung vào phát triển, duy trì và các loại bảo trì tài liệu chất lượng hiệu quả. Hướng dẫn công việc là một trong những thành phần thiết yếu của tài liệu chất lượng. Đây là tiêu chuẩn được đề cập ở trên được tượng trưng dưới dạng một kim tự tháp tài liệu ở trên cùng là sổ tay chất lượng. Đây là lý do tại sao các hướng dẫn công việc trở thành trụ cột cho khả năng của một tổ chức để đạt được mục tiêu đo lường được mục tiêu định tính và đảm bảo hiệu quả
5. Đặt mình vào vị trí của người dùng
Khi bạn tạo một hướng dẫn công việc, rõ ràng là nghĩ đến người sẽ xem và triển khai họ. Chỉ bằng cách đặt mình vào vị trí của người dùng, mà còn bằng cách thu hút anh ta tham gia vào quá trình phát triển và tính đến những quan sát của anh ta thu thập được trong lĩnh vực nàyhơn bạn có thể viết một có thể định cấu hình tài liệu về chủ đề sát với thực tế nhất có thể.
6. (Tiền thưởng) Sử dụng phần mềm hướng dẫn công việc kỹ thuật số
Một cách thích hợp để viết hướng dẫn công việc hiệu quả là sử dụng một phần mềm chuyên dụng. Picomto là một phần mềm hướng dẫn công việc kỹ thuật số cho phép bạn tạo các hướng dẫn công việc trực quan và tương tác. Đừng ngần ngại liên hệ với chuyên gia của chúng tôi để biết thêm về giải pháp của chúng tôi.
