Hợp lý hóa các báo cáo không phù hợp với các giải pháp kỹ thuật số

Báo cáo không phù hợp là gì?

Báo cáo về sự không phù hợp (đôi khi được gọi là báo cáo về sự không phù hợp, hoặc NCR) là một tài liệu ghi lại chi tiết về một sự cố mà các tiêu chuẩn không được đáp ứng. Nó giải thích lý do tại sao sự kiện đã xảy ra và vạch ra cách ngăn chặn nó xảy ra lần nữa.

Sự không phù hợp có thể không nhất thiết dẫn đến việc sản xuất các sản phẩm vật lý bị lỗi. Thuật ngữ này cũng đề cập đến khi các quy trình được sử dụng trong sản xuất không phù hợp với quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) và hướng dẫn công việc đã được phê duyệt.

Cho dù sự cố có dẫn đến sản phẩm bị lỗi hay không, mục đích của việc trình bày chi tiết sự kiện trong báo cáo là cung cấp cơ hội học tập để các quy trình sản xuất có thể được cải tiến trong tương lai.

Những gì được bao gồm trong một báo cáo không phù hợp?

Để tối đa hóa hiệu quả của nó, NCR nên được tùy chỉnh và cấu trúc để đáp ứng các trường hợp và yêu cầu cụ thể của tổ chức của bạn.

Tuy nhiên, nói chung, nó nên được định dạng để nắm bắt các thông tin sau:

• Tình huống: Sơ lược về những gì đã xảy ra dẫn đến sự không phù hợp, nó xảy ra ở đâu và khi nào, và nhân sự nào có liên quan.

• Nguyên nhân: Giải thích về cách thức và lý do xảy ra sự không phù hợp. Điều này có thể bao gồm một phân tích thất bại chi tiết.

• Hanh động đung đăn: Chi tiết về các hành động khắc phục đã thực hiện (hoặc dự kiến ​​thực hiện) để giải quyết sự cố.

• Hành động phòng ngừa: Giải thích về các hành động phòng ngừa được yêu cầu để đảm bảo rằng sự cố tương tự không xảy ra lần nữa. Nếu hành động đã được thực hiện, nó có được chứng minh là có hiệu quả trong việc ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề không?

• Bố trí: Tổ chức cần làm gì với sản phẩm, bộ phận hoặc quy trình không phù hợp là trọng tâm của vấn đề. Trong trường hợp là một sản phẩm, nó có cần phải cạo bỏ hay có thể sửa chữa hoặc làm lại cho phù hợp với tiêu chuẩn yêu cầu không?

Loại bỏ nguồn gốc của lỗi chất lượng và sự không phù hợp với Tulip

Xem các sự kiện chất lượng, xu hướng không phù hợp, biểu đồ Pareto lỗi và các hành động đang chờ xử lý ở một vị trí tập trung.

Tầm quan trọng của NCR trong quản lý chất lượng

NCR là một thành phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của tổ chức sản xuất, hệ thống này sẽ yêu cầu người vận hành ghi lại sự không phù hợp, cùng với các chi tiết về hành động được thực hiện để khắc phục chúng.

Có một số lý do khiến NCR quan trọng:

• Để đảm bảo chất lượng và tuân thủ: Bằng cách xác định rõ ràng và có phương pháp những điểm không phù hợp khi chúng xảy ra, nhà sản xuất có thể đảm bảo rằng họ đang sản xuất sản phẩm theo tiêu chuẩn mà khách hàng và cơ quan quản lý yêu cầu. Việc liên tục không đạt được các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết sẽ có tác động tiêu cực rõ ràng đến danh tiếng của nhà sản xuất và cuối cùng là khả năng duy trì hoạt động kinh doanh của nhà sản xuất.

• Để ngăn chặn sự không phù hợp tái diễn: Thông qua tài liệu và xác định nguyên nhân của sự không phù hợp, NCR giúp ngăn chặn những sự không phù hợp đó tái diễn. Điều này dẫn đến chất lượng sản phẩm được cải thiện và tăng hiệu quả hoạt động.

• Để kích hoạt cải tiến sản phẩm: Bằng cách giải quyết các vấn đề nổi bật và nêu bật các giải pháp, NCR góp phần cải thiện quy trình và cuối cùng là chất lượng sản phẩm được sản xuất.

• Để giảm chi phí hoạt động: Các bài học kinh nghiệm và được thực hiện do NCR có thể có tác động đáng kể đến việc giảm chi phí bằng cách giảm thiểu phế liệu, chất thải và nhu cầu làm lại. Chất lượng được cải thiện cũng có thể dẫn đến tỷ suất lợi nhuận tốt hơn trên các sản phẩm mà nhà sản xuất bán.

• Để nâng cao hiệu quả: Tương tự như vậy, việc triển khai các phát hiện của NCR có thể dẫn đến một hoạt động hợp lý hơn, với kết quả là tiết kiệm được mọi thứ từ giảm chi phí đầu vào năng lượng đến thanh toán làm thêm giờ ít hơn cho nhân viên nhà máy.

Điều gì xảy ra khi một báo cáo không phù hợp được tạo ra?

Giống như bất kỳ báo cáo nào, NCR sẽ chỉ có hiệu quả nếu những phát hiện của nó được thực hiện, các bài học được rút ra và các thay đổi được thực hiện.

Tất cả các tổ chức đều có các quy trình riêng để ứng phó với sự không phù hợp, chuẩn bị NCR và hành động dựa trên những phát hiện của nó, như một phần của QMS rộng lớn hơn của họ. Một cách tiếp cận là có sự không phù hợp được xử lý bởi một hội đồng không phù hợp. Được tạo thành từ các nhân sự từ khắp các bộ phận có liên quan của tổ chức, vai trò của hội đồng quản trị bao gồm quyết định cách xử lý các sản phẩm không phù hợp, giám sát quy trình NCR và thực hiện các phát hiện của NCR.

Khi một tổ chức nhận thấy mình đang phải đối phó với sự không phù hợp dẫn đến việc sản xuất các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, thì cần đưa ra các quyết định về điều gì sẽ xảy ra với những sản phẩm đó. Chúng vẫn có thể được sử dụng hoặc bán? Nếu không, chúng có thể được sửa chữa, nâng cấp hoặc làm lại không? Hay họ cần phải được loại bỏ? Quyết định của hội đồng về sự không phù hợp có thể được hướng dẫn bởi nội dung của NCR.

Xây dựng các báo cáo không phù hợp vào quy trình làm việc kỹ thuật số của bạn

NCR có hiệu quả nhất khi chúng được tích hợp vào giải pháp giám sát tuân thủ, là một phần của QMS kỹ thuật số toàn tổ chức.

Việc có một giải pháp kỹ thuật số cho phép một tổ chức triển khai liền mạch hơn tất cả các khía cạnh để tuân thủ: từ giám sát đến ghi lại sự không phù hợp cũng như chỉ định và theo dõi các bước cần thiết để thực hiện hành động khắc phục.

Với Tulip, các nhà sản xuất có thể xây dựng các biện pháp quản lý chất lượng trong quy trình sản xuất của họ, dẫn đến báo cáo sự không phù hợp được sắp xếp hợp lý và đơn giản hóa. Bằng cách tận dụng các quy trình công việc kỹ thuật số được tích hợp trong Tulip, mọi bước của quy trình sản xuất đều được theo dõi và hạch toán, ngăn chặn các quy trình không phù hợp ngay từ đầu.

Khi các vấn đề về chất lượng phát sinh, kiểm tra chất lượng nội tuyến giúp người vận hành ghi lại các lỗi và sự không phù hợp trong thời gian thực, cho phép họ ghi lại chi tiết, nguyên nhân và thậm chí cả hình ảnh của các vấn đề cụ thể. Do đó, sự không phù hợp có thể được phản hồi nhanh hơn nhiều và có thể thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục sự cố.

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu cách Tulip có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động quản lý chất lượng và số hóa các báo cáo không phù hợp, liên hệ với một thành viên trong nhóm của chúng tôi hôm nay!

Hợp lý hóa các nỗ lực quản lý chất lượng của bạn với Tulip

Tìm hiểu cách các nhà sản xuất hàng đầu đang sử dụng Tulip để thu thập dữ liệu thời gian thực, theo dõi quá trình sản xuất và cải thiện chất lượng trong các hoạt động của họ.