Giới thiệu là gì và tại sao bạn nên quan tâm đến nó?

Trong bối cảnh hiện nay, việc thiết lập chương trình onboarding rất quan trọng để các nhân viên mới hòa nhập. Điều này giúp duy trì hiệu suất và năng suất của nhân viên. Thậm chí, nếu bạn thuê nhân viên mới để vượt qua những khó khăn liên quan đến cuộc khủng hoảng hiện tại. Lưu ý rằng khoảng thời gian tích hợp là điều cần thiết để hoạt động cộng tác của bạn diễn ra suôn sẻ. Nó cũng giúp một người mới trở nên quen thuộc với công ty của bạn.

Trong những năm gần đây, onboarding đã trở thành một chủ đề đặc biệt nhạy cảm. Trên thực tế, nhiều công ty đã phải đối mặt với tình trạng đóng cửa giữa thời gian tuyển dụng hoặc thời gian thử việc. Do đó, điều cần thiết là quy trình giới thiệu phải linh hoạt để thích ứng với những gián đoạn và thay đổi trong cách chúng ta làm việc. Tuy nhiên, điều này phải được thực hiện trong khi tạo ROI dương.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng trả lời các câu hỏi phổ biến nhất xoay quanh quá trình giới thiệu.

1. Giới thiệu là gì?

Onboarding là một thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa đen là “lên máy bay”.

Khái niệm này đề cập đến bất kỳ quy trình giới thiệu nào do các tổ chức đưa ra để đảm bảo rằng những nhân viên mới được “lên tàu” một cách chính xác trong cấu trúc.

Thường được các chuyên gia về chủ đề này gọi là “xã hội hóa tổ chức”, giới thiệu đề cập đến tất cả các quy trình cho phép mọi người hòa nhập vào một tổ chức.

Nói chung, quy trình giới thiệu được chia thành 4 giai đoạn được gọi là 4C. Rõ ràng, chúng bao gồm:

• Sự tuân thủ
• Làm rõ
• Văn hoá
• Sự liên quan

Mỗi giai đoạn đề cập đến một thời điểm trong quá trình hội nhập của người mới. Nó cũng đề cập đến mức độ hòa nhập của nhân viên mới đã sâu sắc hơn.

Trong giai đoạn tuân thủ

Mục đích là để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố pháp lý liên quan đến tuyển dụng đều được tuân thủ.: hợp đồng lao động đã ký, giải thích rõ các nội quy chung, nắm rõ chính sách nội bộ của công ty…

Trong giai đoạn Làm rõ

Như tên cho thấy, đây là giai đoạn mà các khía cạnh có thể vẫn chưa rõ ràng sau khi tuyển dụng được làm rõ. Ví dụ: các nhiệm vụ chính xác của vị trí hoặc các kỳ vọng liên quan đến các nhiệm vụ này.

Trong giai đoạn “Văn hóa”

Nhiệm vụ của nó là giải thích các chuẩn mực văn hóa cho nhân viên mới. (chuẩn mực chính thức hoặc không chính thức). Giai đoạn này giúp hiểu toàn bộ công ty hoạt động như thế nào (chuẩn mực ngôn ngữ, mối quan hệ giữa các cá nhân, thói quen…)

Trong giai đoạn “Kết nối”

Nó nhằm mục đích xây dựng kết nối giữa nhân viên mới và những người khác. Ví dụ, làm quen với nhau ở cấp độ cá nhân.

2. Tại sao bạn nên quan tâm đến việc giới thiệu?

Dù tích cực hay tiêu cực, tác động của việc giới thiệu được cảm nhận trong suốt trải nghiệm của một nhân viên mới trong công ty. Trên thực tế, từ khi ký hợp đồng lao động cho đến khi lên kế hoạch cho ngày đầu tiên của nhân viên mới, điều quan trọng là phải dành thời gian để suy nghĩ về một chương trình hội nhập hoàn chỉnh.

Nhân sự onboarding xây dựng lòng trung thành

Cần lưu ý rằng việc thiếu đầu tư vào việc chào đón nhân viên mới là lý do thực sự để nghỉ việc. Nếu không có sự hỗ trợ đầy đủ trong quá trình giới thiệu, những người mới đến sẽ không cảm thấy thoải mái khi đảm nhận công việc mới. Theo thống kê mới nhất, hơn 20% nhân viên mới rời bỏ chủ nhân mới của họ trong 45 ngày đầu tiên, vài tuần đầu tiên làm việc. Do đó, điều cần thiết là phải thực hiện quy trình giới thiệu để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với sự phát triển cá nhân của những người được tuyển dụng.

Tích hợp giúp cứu các tân binh của bạn khỏi các nhiệm vụ nhàm chán

Sử dụng quy trình giới thiệu vững chắc giúp hoàn thành nhanh chóng các nhiệm vụ quản trị vốn có trong quá trình tuyển dụng. Cần lưu ý rằng việc đảm nhận một vị trí mới thường đi kèm với một quy trình tuyển dụng hành chính khá dài và rườm rà. Do đó, một chương trình giới thiệu giúp tránh các nhiệm vụ nhàm chán như ký hợp đồng lao động và các phụ lục cuối cùng của nó.

Bạn nên nhớ rằng thủ tục giấy tờ của những ngày đầu tiên có thể làm giảm sự nhiệt tình của nhà tuyển dụng, do đó tầm quan trọng của việc thiết lập một quy trình hội nhập hiệu quả.

Tích hợp cải thiện năng suất

Thực hiện quy trình giới thiệu giúp những người mới được tuyển dụng làm việc hiệu quả hơn nhanh nhất có thể. Giai đoạn tích hợp này là cơ hội để cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt mà không yêu cầu phải thực hiện quá nhiều trong không gian làm việc này. Do đó, những người mới được tuyển dụng có được các kỹ năng cần thiết và làm quen với các công cụ làm việc mới của họ một cách trơn tru.

Nhân sự onboarding xây dựng sự tự tin và ý thức cộng đồng

Cần lưu ý rằng onboarding là một giai đoạn quan trọng của sự gắn kết giữa nhân viên của bạn và người mới. Đây cũng là thời điểm quyết định khi các mối quan hệ cá nhân và nghề nghiệp được hình thành để tạo ra sự hợp tác hiệu quả và trọn vẹn. Một điều bạn nên tránh là khiến những người mới tuyển dụng của bạn cảm thấy bị cô lập.

HR onboarding củng cố văn hóa doanh nghiệp

Bạn nên biết rằng chính trong thời kỳ hội nhập này, bạn phải phát huy văn hóa doanh nghiệp. Khi được đồng hóa tốt, cái sau sẽ có tác động tích cực đến toàn bộ công ty.

Ngoài ra, các cá nhân trở nên nhạy cảm hơn với các giá trị của công ty hơn là với chức danh và thù lao. Ví dụ: nếu ngay từ đầu, bạn đào tạo nhân viên của mình theo cách tiếp cận hợp tác, thì những thách thức trong tương lai sẽ dễ dàng vượt qua hơn.

3. Làm thế nào để quá trình onboarding của bạn thành công?

Sự thành công của chương trình giới thiệu của bạn trước hết phụ thuộc vào việc áp dụng phương pháp tiếp cận chiến lược có cấu trúc, trong đó các nhà quản lý công ty đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện năng suất, cam kết và sự tham gia của nhân viên.

Bắt đầu giới thiệu ngược dòng

Quá trình giới thiệu bắt đầu trước ngày làm việc đầu tiên. Trên thực tế, bạn có thể bắt đầu tích hợp nhân viên mới ngay khi lời hứa tuyển dụng được thực hiện. Điều này cho phép tôn trọng cam kết của bạn với tư cách là một nhà tuyển dụng và khiến anh ấy quen với văn hóa doanh nghiệp. Ví dụ: khi anh ấy đến, bạn có thể cung cấp cho nhân viên mới một tập sách chào mừng ngay từ ngày đầu tiên để đảm bảo sự hòa nhập thành công và giúp anh ấy làm quen với môi trường làm việc mới.

Tùy chỉnh trải nghiệm

Cần lưu ý rằng có nhiều quy trình giới thiệu như nhân viên. Mỗi chương trình phải tương ứng cả về hình thức và nội dung với nhu cầu cụ thể của nhân viên mới và kỹ năng của họ khi gia nhập công ty. Do đó, điều quan trọng là triển khai chương trình giới thiệu tùy chỉnh để tạo trải nghiệm nhân viên có tác động. Điều này cũng giúp giữ chân anh ấy và động viên anh ấy ngay từ tuần đầu tiên.

Cung cấp quyền truy cập vào các cổng đào tạo để nhanh chóng hoạt động

Bạn phải đảm bảo rằng các cổng đào tạo đều có thể truy cập được. Điều cần thiết là chuyển giao kiến ​​​​thức nhanh chóng cho các thành viên mới của bạn trong công ty. Họ cũng nên có quyền truy cập vào các cổng đào tạo bất cứ khi nào họ cần.

Thúc đẩy tài trợ và cố vấn

Giới thiệu là một chương trình trong đó nhân viên mới tạo liên kết. Một nhà tài trợ hoặc thậm chí là một người cố vấn có thể cho họ lời khuyên, giải thích hướng dẫn công việc và giúp họ tìm hiểu về công ty.

Thúc đẩy hội nhập và đồng hóa

Hầu hết các công ty đều coi trọng nhân viên nhưng lại bỏ quên đội ngũ tiếp nhận họ. Điều quan trọng là chuẩn bị cho các thành viên trong nhóm của bạn đón nhận một nhân viên mới bằng cách giải thích họ là ai, nhiệm vụ, quyền lợi của họ…